Menggunakan software shift kerja karyawan online akan sangat membantu agar karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal meskipun bekerja dari rumah. Karena walaupun kerja dari rumah, produktivitas perusahaan atau kantor harus tetap dipertahankan sebisa mungkin.
Sayangnya, bekerja di rumah justru punya tekanan dan gangguan yang lebih banyak dibandingkan kerja di kantor. Sebab di rumah karyawan bisa diganggu oleh anak, kakak atau adik, dan pekerjaan rumah lain.
Oleh karena itu, software shift kerja perlu digunakan agar karyawan memenuhi goal harian sebelum beristirahat dan mengerjakan tugas lainnya di rumah tanpa meninggalkan kewajiban dari kantornya.
Apa itu Software Shift Kerja Karyawan Online?
Pada dasarnya, software shift kerja karyawan online sama saja dengan alat absen shift di kantor. Bedanya, kali ini alat tersebut tersedia dalam bentuk perangkat lunak yang bisa dibuka dimana saja, tanpa harus menggunakan fingerprint atau kartu ID, dan pengaturan shift yang lebih fleksibel.
Jika Anda punya anak yang saat ini sedang kuliah atau sekolah online, sistem yang digunakan untuk software shift kerja ini mirip dengan aplikasi Google Classroom.
Sederhananya, nanti akan ada jadwal untuk setiap karyawan yang diatur dalam aplikasi tersebut. Jadi, selama jam yang sudah ditentukan, Anda perlu memfokuskan waktu yang ada untuk pekerja sampai goal untuk hari tersebut terpenuhi.
Dengan begitu, karyawan bisa lebih fokus bekerja dan tidak terganggu dengan keperluan lain yang harus dilakukan di rumah.
Selain itu, software ini juga membantu perusahaan memonitor kinerja serta tingkat kedisiplinan karyawan mereka ketika Work from Home. Karena pastinya, tidak sedikit dari kita yang menghabiskan waktu bermalas-malasan seharian dan baru bekerja di waktu-waktu ketika deadline sudah mepet.
Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Shift Otomatis
Sekarang untuk para HRD yang sampai sekarang belum menggunakan software shift kerja karyawan karena tidak tahu cara pakainya atau tidak tahu aplikasi mana yang paling mudah untuk digunakan, berikut ini kami punya rekomendasi aplikasi pembuat jadwal shift otomatis sederhana yang bisa Anda coba.
Google Calendar
Yang pertama sekaligus yang sudah pasti bisa dibuka oleh semua karyawan ialah Google Calendar. Aplikasi ini bisa digunakan secara gratis dan tersedia untuk perangkat Android, iOS, PC maupun MacOS.
Banyak usaha atau bisnis baru yang masih menggunakan Google Calendar karena sangat mudah mengatur jadwalnya. Pada dasarnya, Anda hanya seperti mengatur jadwal pengingat saja di kalendar HP atau komputer.
Jadwal tersebut kemudian bisa dibagikan kepada semua karyawan agar mereka tahu kapan shift masing-masing.
Sayangnya, Google Calendar juga punya beberapa kekurangan, seperti :
- Hanya terbatas untuk tim dengan 5 orang anggota saja
- Tidak ada fitur untuk mengatur payroll dan tugas HRD lainnya
Jadi, aplikasi ini lebih cocok untuk me-manage tim kecil atau jika Anda ingin coba-coba membuat jadwal online.
Teamweek
Selanjutnya ada Teamweek, software shift kerja karyawan online yang banyak digunakan oleh freelancer dan project manager. Mirip dengan Google Calendar, aplikasi ini juga lebih cocok untuk me-manage pekerjaan yang project based alias per project.
Dengan Teemweek, Anda bisa melihat tim mana saja yang sudah menyelesaikan tugasnya dan mana yang belum. Agar tampilan terlihat menarik, Teemweek akan memberikan warna berbeda untuk karyawan yang menyelesaikan kewajibannya.
Selain itu, team leader juga bisa mengatur, melepas, dan menambah tugas dari semua anggota tim meskipun ketika jadwal sudah dibuat.
Trello
Software shift kerja karyawan online yang terakhir ialah Trello. Sebenarnya, tanpa download aplikasi apapun Anda dan seluruh tim di kantor bisa menggunakan software ini. Sebab Trello tersedia dalam bentuk browser, software PC dan aplikasi iOS maupun Android.
Trello sudah digunakan oleh perusahan international bahkan sejak pandemi covid menyerang. Oleh karena itu, aplikasi ini sangat terpercaya dan punya fitur paling lengkap dibandingkan yang lain.
Software ini bahkan bisa digunakan secara gratis, tanpa bayar sekalipun, meskipun dengan batasan fitur tertentu. Jika ingin menggunakan semua fitur yang ada dalam Trello, pengguna hanya perlu bayar mulai dari 75 ribu hingga 250 ribu per bulan.
Cara Buat Jadwal Kerja di Excel
Jika software shift kerja karyawan online yang kami sediakan di atas terlalu rumit atau harganya terlalu mahal untuk ukuran bisnis yang belum dilengkapi oleh HR, Anda juga bisa membuat jadwal shift sendiri menggunakan Excel.
Ada banyak template shift karyawan Excel gratis yang bisa Anda unduh di internet. Silahkan cari file template yang Anda inginkan, kemudian modifikasi dengan cara seperti berikut ini.
Isi Tabel Menggunakan Data Operasional Sendiri
Hal pertama yang perlu di-edit ialah nama, tanggal bekerja, hari, serta waktu shift sesuai dengan jam operasional bisnis atau kantor Anda.
Silahkan isi tabel-tabel dalam template dengan data operasional Anda sendiri sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Hitung Akumulasi Shift Per Bulan dengan Rumus COUNTIFS
Setelah mengisi seluruh tabel dengan jadwal operasional dan nama pekerja di usaha sendiri, sekarang waktunya tes akumulasi kehadiran pekerja menggunakan rumus COUNTIFS.
Rumus COUNTIFS ini digunakan untuk menghitung berapa banyak pekerja yang hadir dalam satu shift, satu hari, hingga satu bulan, tergantung dari data yang Anda masukan ke dalam rumus.
Contoh Jadwal Kerja 2 Shift 24 Jam
Kerja 2 shift 24 jam sebenarnya sudah jarang dilakukan untuk karyawan yang bekerja online. Namun untuk Anda yang punya toko swalayan atau toserba, yang harus buka 24 jam, ada beberapa cara untuk membagi 2 shift kerja 24 jam dengan aplikasi yang sudah kami sebutkan di atas.
Cara yang paling mudah ialah dengan membagi jam operasional menjadi 2 long shift masing-masing 12 jam. Contohnya:
- Shift 1 : 10:00 – 22:00
- Shift 2 : 22:00 – 10:00
Selama jumlah akumulasi jam kerja selama seminggu tidak lebih dari 40 jam, maka aturan shift 12 jam ini tidak menyalahi aturan yang sudah ditetapkan.
Beberapa software seperti Trello juga memiliki template khusus untuk kantor dengan long shift 12 jam seperti di atas.
Contoh Jadwal Kerja Shift 8 Jam
Jadwal kerja 8 jam 5 hari lebih umum digunakan selama masa kerja di rumah ini. Bahkan semua software shift kerja karyawan online yang kami sebutkan di atas sudah memiliki template shift 8 jam secara default. Jadi Anda hanya tinggal memasukan nama dan jam operasional saja.
Anda juga bisa mencari template shift kerja 8 jam untuk Excel di internet. Umumnya, template yang tersedia gratis di Google sudah dilengkapi dengan rumus-rumus yang dibutuhkan untuk menghitung akumulasi hari kerja, jumlah karyawan yang bekerja dalam satu hari, termasuk fitur menghitung absen, libur dan sakit.
Penutup
Seperti itulah kumpulan rekomendasi shift kerja karyawan online dan sedikit contoh menggunakannya. Perlu diingat, pembuatan shift kerja dalam usaha, kantor, atau bisnis apapun harus mengacu pada Omnibus Law Cipta Kerja yang berlaku di Indonesia.
